Privacy Policy: Wandelsportvereniging Hart van Brabant                                                 

(hierna aan te duiden als HVB) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

 

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HVB houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke

wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

-        Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven

          in dit Privacy policy;

-        Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

-        Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

-        Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

-        Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

-        Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Als HVB zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document. 

 

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door HVB verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

-        Lidmaatschap van de KWBN;

-        Communicatie vergaderingen en evenementen;

-        Het verzenden van het UIT HET HART VAN BRABANT clubblad, een overzicht van het jaarprogramma en verjaardagskaarten.

 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

-        Het overeengekomen lidmaatschap;

 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HVB de volgende persoonsgegevens van u vragen:

-        Voornaam;

-        Tussenvoegsel;

-        Achternaam;

-        Telefoonnummer;

-        E-mailadres;

-        Geslacht;

-        Geboortedatum

 

Uw persoonsgegevens worden door HVB opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

-        Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

  

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief-abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door de HVB verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

-        Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

-        Het inschrijving formulier Nieuwsbrief;

-        Deelname aan een evenement van HVB.

 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HVB de volgende persoonsgegevens van u vragen:

-        Voornaam;

-        Tussenvoegsel;

-        Achternaam;

-        E-mailadres;

-        Geslacht;

 

Uw persoonsgegevens worden door HVB opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

-        Gedurende de periode dat men aangemeld is.

  

Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan evenementen georganiseerd door HVB

Persoonsgegevens van deelnemers aan evenementen georganiseerd door HVB worden door HVB verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

-        Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

-        Informeren over op handen zijnde evenementen 

 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

-        Toestemming middels een dubbel opt-in aanmelding via de website;

-        Toestemming middels een checkbox op het inschrijfformulier 

 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HVB de volgende persoonsgegevens van u vragen:

-        Voornaam;

-        Tussenvoegsel;

-        Achternaam;

-        Telefoonnummer;

-        E-mailadres;

-        Geslacht;

-        Geboortedatum; 

 

Uw persoonsgegevens worden door HVB opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

-        Gedurende de periode dat men gezien wordt als deelnemers aan evenementen van HVB

-        Verwijdering volgt indien men gedurende tenminste drie achtereenvolgende jaren niet heeft deelgenomen aan een evenement van HVB

 

Voor tochten waarbij het aantal deelnames wordt bijgehouden bewaren we de volgende gegevens:

-        Voornaam;

-        Tussenvoegel;

-        Achternaam;

-        Geboortedatum;

-        Woonplaats (laatst bekend);

-        Vereniging (laatst bekend);

 

Deze gegevens voor De Nacht van Loon op Zand worden bewaard bij de organisatie in de persoon van Ad Leermakers;

Deze gegevens voor Amsterdam – (Vleuten-Gorinchem, Dussen) - Tilburg worden ook bewaard bij de organisatie in de persoon van Ad Leermakers;

Deze gegevens worden bewaard totdat betrokkene of een wettelijk vertegenwoordiger van betrokkene verzoekt tot verwijdering hiervan

Gegevens van de winterserie worden niet opgeslagen

Gegevens Nederlandse Kampioenschappen worden ook niet opgeslagen.

.       

Verwerking van persoonsgegevens van Vrijwilligers

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door HVB verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

-        Communicatie over inzet bij door HVB georganiseerde evenementen.

-        Het verzenden van Kerst- en Nieuwjaarswensen.

-        het verzenden van verjaardagskaarten

 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

-        Mondelinge overeenkomst.

 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan hvb de volgende persoonsgegevens van u vragen:

-        Voornaam;

-        Tussenvoegsel;

-        Achternaam;

-        Telefoonnummer;

-        E-mailadres;

-        Geboortedatum;

 

Uw persoonsgegevens worden door HVB  opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

-        Gedurende de periode dat men als vrijwilliger actief is

Deze persoonsgegevens worden door de organisatie in de persoon van Ad Leermakers bewaard.

 

Fotografie

Tijdens bijeenkomsten en evenementen van HVB kunnen foto's worden gemaakt met de volgende doelstelling(en):

-        Publicatie in het fotoalbum op de website en in de het clubblad van HVB

-        Het verluchtigen van brochures, flyers, de website en nieuwsbrieven van HVB

 

Grondslag voor fotografie:

-        Aanwezigheid op een bijeenkomst van HVB

-        Inschrijving voor en deelname aan een evenement van HVB

 

Foto's worden bewaard door de organisatie voor de periode:

-        Totdat een betrokkene of wettelijk vertegenwoordiger van betrokkene verzoekt tot verwijdering van een of meer foto's waarop betrokkene duidelijk staat afgebeeld.

  

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen verstrekken wij niet aan derde partij.

 

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

-        Het produceren en verzenden van ons clublad;

-        Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

 

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

 

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

 

Bewaartermijn

HVB bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

 

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

-        Alle personen die namens HVB van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

-        We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

-        We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

-        Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

-        We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

-         Onze bestuursleden en ledenadminstrateur zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

 

Contactgegevens

Wandelsportvereniging Hart van Brabant Tilburg